איך לארגן כנס משתף

כולנו מכירים את התחושה. אנחנו מגיעים לכנס, מתייצבים בשמונה וחצי בבוקר, אוכלים קוראסון, שותים קפה - ואז מתחיל רצף מושבים. את הדוברים אנו לרוב מכירים. עיקר העניין קורה בפינת הקפה.

כך בדיוק אנחנו מפספסים את הנכס המרכזי של כל כנס: המשתתפים עצמם. לרוב, מדובר בקהילה מקצועית איכותית שנמצאת במקום אחד. במקום לבקש מהם לשמוע, ניתן לייצר מהם תוכן איכותי.

תובנות מאפשרת להקים אתר ייעודי לקהילה, לשלוח מסרון אישי ולהקרין תשובות ותובנות בזמן אמת:

למה זה טוב?

כנס הוא הזדמנות. אנו משקיעים מאמצים רבים כדי להביא מאות אנשים למקום אחד. אנו מתעסקים בהפקה, מזמינים דוברים ודואגים לארוחות צהריים. היכולת לייצר תובנות מהמשתתפים עצמם משנה לחלוטין את הדינמיקה:

משתתפים אשר מנהלים שיח סביב הסוגיה המרכזית - הופכים למשתתפים מעורבים. יש סיכוי רב יותר שיגיעו. יש להם חלק ביצירת התוכן.

התובנות שמגיעות מהמשתתפים עצמם לעתים חשובות ומעניינות יותר מהתובנות שיעלו הדוברים. המשתתפים מגיעים מהשטח.

קהילה נוצרת סביב שיח ומרחב משותף. במקום שהאוכל יהיה הסיבה להתכנסות, ניתן לייצר שיח סביב השאלה המרכזית של הכנס.

איך זה עובד?

• מגדירים שאלה - ניתן לפתוח אתר תובנות בקלות ולהגדיר את השאלה המרכזית של הכנס. מהו האתגר המשותף סביבו מתכנסים? איזה ידע יכול לעזור למנהלי הכנס להוביל שינוי?
• לפני הכנס - מזמינים המשתתפים לאתר. שלושה ימים לפני הכנס עצמו, שולחים מייל אישי למשתתפים, מזמינים אותם לענות על השאלה באתר ולראות את תגובות האחרים.
• בבוקר הכנס - שולחים מסרונים לכולם. רגע לפני הבורקס, המערכת שלנו מאפשרת לך לשלוח מסרון לכל המשתתפים עם השאלה הפתוחה. ניתן להשיב במסרון או באתר בנייד.
• במהלך הכנס - מציגים תגובות על המסכים. אנו מציעים עמוד ייעודי אותו ניתן להקרין על מסכי הכנס, כדי לראות את התגובות האחרונות שהתקבלו (ניתן לאשר אותן לפני).
• לאחר הכנס - מתחזקים קהילה. אנו ממליצים להזמין את המשתתפים לאתר, שם יוכלו לעיין בכלל התשובות שהתקבלו ובתובנות הראשונות שגובשו, עד לסגירת הזירה.

דוגמאות מהחיים

עמותת Feedback Labs בוושינגטון DC פנתה טרם הכנס לכלל המשתתפים כדי לקבל מהם תובנות על הדרך להטמיע משוב בארגונים. בכנס עצמו הוקרנו התשובות, והמשתתפים התבקשו להוסיף ידע. לאחר הכנס, התקבלו החלטות על ערוצי הפעילות העתידיים של העמותה.

מנכ"ל בנק הפועלים התייעץ עם ההנהלה הבכירה שלו על האסטרטגיה של הבנק לשנים הקרובות. כלל המנהלים קיבלו מסרון, הגיבו לו, צפו בתגובתם על המסכים והתכנסו בקבוצות כדי לעיין בתשובות שנאספו ולגבש מהם תובנות. 

העיתון The Marker נעזר בטכנולוגיה בועידת "ישראל 2021" שלו. כלל המשתתפים התכנסו לשולחנות עגולים ודנו באותה שאלה. התשובות הוקלדו בזמן אמת דרך ממשק הדיונים באתר, והמשתתפים הוזמנו להוסיף ידע באמצעות מסרונים. 

גם עמותת "רוח חדשה" הירושלמית נעזרה בטכנולוגיה בכנס הממשל הראשון שלה, אז התייעצה עם כלל המשתתפים על הדרך להשאיר אותם בירושלים (ראו התמונה מעלה). כמוה, סייענו גם לעמותת מעוז ולשורה של משרדי ממשלה.

מה קורה אחרי הכנס?

ראשית, אתם יכולים להמשיך את החשיבה כמה ימים אחרי הכנס. לאחר מכן תוכלו לקבל החלטות על בסיס התובנות ולהגיב לכל תובנה בצורה מרוכזת. למעשה, יצרתם קהילה. תוכלו להמשיך ולהתייעץ איתה על אתגרים שונים במהלך השנה.