חזרה לבלוג

תכנון משתף – איך הקהילה יכולה לשפר?

תוכניות עבודה נועדו להיות כלי אופרטיבי - זה הזמן לעשות את זה נכון

ריטה גולשטיין-גלפריןריטה גולשטיין-גלפרין

תוכניות עבודה נועדו להיות כלי אופרטיבי של הנהלת הארגון הציבורי לסמן כיוון ולאגום משאבים להשגת המטרה. מחקרים וממצאים מהשטח מעלים שלעשות את זה בדלתיים סגורות מבלי לשתף את הציבור פוגע גם ביעילות וגם במועילות של המהלך.

אז מה עושים במקום?

ובכן התשובה הקצרה היא תכנון משתף. דהה, אנחנו כותבים על זה תחת כל עץ רענן. תכנון ששואל את התושבים, הלקוחות והקהילה – מה הצרכים שלכם? מה באמת מפריע לכם? איך אנחנו יכולים לסייע ולבנות תוכניות טובות יותר? 

תובנות (המממ... אנחנו. היי 👋) הגיעה לאוויר העולם כדי להביא בשורה חדשה לארגוני המגזר הציבורי, משרדי ממשלה וכו' - אפשר לקבל החלטות באופן שיתופי. לאט לאט הגיעו שחקנים חדשים ומתודולוגיות מסקרנות לאוויר והמונח שיתוף ציבור הפך להיות שגור, כל כך שגור שלפעמים שכחו את המטרה האמיתית שלו. "בואו נעשה שיתוף ציבור!" נשמע רעיון מעולה, אבל איך הגענו למצב שהכלי הופך להיות המטרה?

שיתוף ציבור מבחינתנו תמיד היה תכנון משתף (Inclusive Planning)

אמצעי שבאמצעותו אפשר לתכנן באופן שיביא לארגונים ערך - אבל גם לקהל היעד שלהם לא פחות. התכנון המשתף מאפשר לקבל ידע רב שנמצא בשטח ולהגיע להחלטות בצורה טובה הרבה יותר שנותנת מענה לגורמים רבים. אפשר לתכנן עם כלל הצוות בתהליך פתוח, אפשר לתכנן גם עם הלקוחות שלנו או עם התושבים. העיקר שנתכנן איתם ונגיע ביחד למטרה שהגדרנו אי שם בתחילת הדרך.

ספקטרום מעורבות בפיתוח תוכניות

האיגוד הבינלאומי לשיתוף ציבור ( International Association for Public Participation – IAP2) - ארגון מקצועי הפועל לקידום התרגול של שיתוף ציבור ברחבי העולם – הגדיר בתחילת שנות ה-2000 את הספקטרום למעורבות ציבור בקבלת החלטות. מעורבות אמיתית, לא רק סימון וי בסדרת מטלות.

I. תהליך יידוע – Inform

המטרה של תהליך היידוע היא לספק לציבור מידע מאוזן ואובייקטיבי כדי לסייע לו בהבנת הבעיה, החלופות, ההזדמנויות ו/או הפתרונות. בתהליך הסברה, המשתתפים הם במידה רבה נמענים פסיביים ולא מעורבים בשום שלב עד להחלטה הסופית בה ההחלטה/התכנית "מונחתת" עליהם. 

תהליך היידוע עלול להפוך לבעייתי כאשר מנהיגים אינם שקופים לחלוטין ומונעים מידע חשוב או חיוני, או כאשר הם מספקים מידע מוטה למטרות של ייצוג שווא של נושא בניסיון לתמרן תפיסה ציבורית. בחיי שלא תכננו שזה יצא פוסט עם קונטציה פוליטית של כל מה שקורה ברחובות בימים אלו, היידוע יכול להיות ברמה טכנית ויכול לבוא לידי ביטוי בהנגשה נוחה של המידע באתר הרשות/ארגון.

II. תהליך היוועצות – Consult

המטרה של תהליך ייעוץ היא לקבל משוב ציבורי על ניתוח, חלופות ו/או החלטות. בתהליך ייעוץ, המשתתפים תורמים את עמדותיהם, דעותיהם או העדפותיהם, ולאחר מכן מקבלי ההחלטות משתמשים במידע זה כדי לטייב את החלטותיהם. 

זה נכון כמובן כשאנחנו באים לעשות שיתוף עם לב פתוח ונפש חפצה. תהליך היוועצות יכול להפוך לבעייתי כאשר מנהיגים אוספים אינפוט מהציבור אך אינם לוקחים אותו בחשבון. שמענו, סה טו. אין שום סגירה של לולאת המשוב ולא חוזרים לתושבים. במקרים גרועים אף יותר, היוועצות נעשית במכוון לא עם כלל הקבוצות ולבסוף מבזבזת זמן ומשאבים ציבוריים, מבלי להשפיע ולהביא תוצאות קונקרטיות.

שיתוף מוודא שחוזרים לאנשים, מיידעים אותם בהחלטות ומעדכנים בהמשך ההתקדמות.

רוצים דוגמה? 💡 בוודאי.

תהליך היוועצות - תובנות מרכזיות וסגירת לולאת משוב

III. תהליך שיתוף בהחלטות – Involve

המטרה של תהליך שיתוף בהחלטות היא לעבוד ישירות עם הציבור לאורך התהליך כדי להבטיח שחששות ושאיפות ציבוריות מובנות ונשקלות באופן עקבי. המשתתפים מעורבים באופן פעיל בתהליך קבלת החלטות המאורגן על ידי מנהיגים כגון המנכ"ל, מנהל ביה"ס או הפקיד הציבורי. בתצורתו המיטבית, תהליך שיתוף בהחלטות מערב את נציגי הציבור בתפקידים משמעותיים (למשל, על ידי הכשרתם למנחים או מתן מידה מסוימת של סמכות מנהיגותית, כמו יו"ר ועדה), והציבור נכלל בכל שלבי קבלת ההחלטות. 

רוצים דוגמה? 💡 בוודאי. התכנית הלאומית לשילוב יוצאי אתיופיה מפעילה מערך של איתור והכשרה של נציגי ציבור וליווי תהליכי מיסוד והכשרה של הוועדה היישובית ברשויות המקומיות כדי לייצר שיתוף ואינפוט מצד הקהילה באופן שוטף. נציגי הקהילה אמונים על היוזמה והניהול של הוועדות.

IV. תהליך שותפות – Collaborate 

המטרה של תהליך שותפות היא לייצר שותפות עם הציבור בכל היבט של ההחלטה, לרבות פיתוח חלופות וזיהוי הפתרון המועדף. בתהליך שיתופי, מנהיגים כמו מנהלי בתי ספר ופקידי ציבור עובדים בשיתוף עם נציגי הציבור כדי לזהות בעיות ולפתח פתרונות. סוג כזה של שיתוף, מייצר שותפות שוויונית יותר ופונה לציבור בשאלה רחבה של זיהוי צרכים. 

יחד עם זאת, אם מבנים אותו לא נכון התהליך עלול דווקא לפגוע ביחסי אמון, כאשר מנהיגים משתמשים בעמדתם, בסמכותם, בהשפעתם או בכוחם כדי לנצל או לנטרל את שותפיהם. מייצרים מצג שווא ולא מכבדים את ההסכמים מול הציבור. מצג שווא של שותפות גרוע הרבה יותר מלא לשתף כלל.

V. תהליך העצמה – Empower 

המטרה של תהליך מעצים היא להפקיד את קבלת ההחלטות הסופית בידי הציבור. בתהליך מעצים, מנהיגים עשויים להעביר חלקית או מלאה את סמכות השליטה, הניהול או קבלת ההחלטות למשתתפים בציבור, או שהציבור עשוי להתגייס לפיתוח תהליך קבלת החלטות במקום מנהיגות מוסדית או פעולה בנושא חשוב. זה עלול להיות תהליך קצת מפחיד, והוא מושתת על שאלות של אמון הדדי ויחסים חוזרים בין הצדדים. 

רגע לפני שאתם צועקים "וואו, אוטופיה!" חשוב לזכור שיש פה גם סכנות. התהליך יכול להפוך לבעייתי או מזיק כאשר ארגונים או יחידים מופקדים על ניהול תהליך שאין להם את היכולת או המשאבים לנהל אותו בצורה טובה, או כאשר ארגונים משתמשים בעילת השיתוף כדי "לזרוק אחריות" ולהמנע מהובלת פתרון.  חשוב לזכור שהעצמה אין פירושה להגיד התפרקות מאחריות על קבלת ההחלטות.

סיכמנו בתרשים מטה את השלבים השונים בתכנון משתף, ומה ההבטחה לציבור:

תכנון משתף – איך משפרים את התהליך?

בעוד ש"העצמה" מיוצגת גרפית כראש החץ במעורבות הציבור בקבלת ההחלטות, חוקרים ואנשי מקצוע רבים ממליצים לא להגדיר סוג מסויים של שיתוף כ"טוב אולטימטיבי". לכל אופציה יש יתרונות וחסרונות מובנים. 

עוד לפני שפונים לחכמת ההמונים ולעירוב כלל בעלי העניין בקבלת החלטות, חשוב לסמן לאן רוצים להגיע.

מרבית הארגונים מתקשים לתעדף את התוצאות האסטרטגיות שלהם על פני מאות ואלפי משימות אחרות המנוהלות על ידי כלל מנהלי האגפים והמחלקות. הרחבת היריעה לא עוזרת לארגון, אלא להיפך: היא "מטביעה" אותו בהמון פרטים טכניים.

החלטתם שהכל חשוב – בסוף זה אומר ששום דבר לא מקבל עדיפות באמת.

יש לכם 52 מטרות אסטרטגיות? ❌ תחשבו שוב. 

מיקוד הוא שם המשחק – לבחור את התוצאות המרכזיות שחשובות לכם כרגע.

רק אחרי שברור לכם מה הן התוצאות המרכזיות ומה היעדים שאתם מציבים לעצמכם, אפשר לפנות לערוצי שיתוף ולהתייעץ עם העובדים, התושבים, המוטבים והלקוחות כדי להנות מחכמת ההמונים ולשפר את תוכניות העבודה שלכם. 

ריטה גולשטיין-גלפריןריטה גולשטיין-גלפרין
ריטה היא יועצת אסטרטגית בתובנות. ניסיון של 15 שנים בפיתוח מיזמים רב-מגזריים, בניית אסטרטגיית והטמעת חדשנות במגזר הציבורי

פרסומים נוספים

בחזרה לבלוג