מאגר מדדי תוצאה לרשויות מקומיות

מדדי התוצאה הם הבסיס לכל תהליך של תכנון אסטרטגי. ללא הגדרת תוצאות, קשה להחליט במה נכון להתמקד (ובמה לא). כפי שכתב לואיס קרול ב"אליס בארץ הפלאות": "אם לא יודעים לאן רוצים להגיע, זה לא משנה באיזה דרך נלך". תוצאות הן השלב הראשון של כל תוכנית.

אלא שלהגדיר תוצאות זה אתגר. הרבה יותר קל לחשוב "מה נעשה"  (תפוקות) - מאשר "איך זה ישפיע" (תוצאות). לקראת תהליך התכנון של 2023, בנינו אקסל ייעודי ופתוח לשימוש ובו אגפי התכנון והאסטרטגיה, ובו כ-200 מדדי תוצאה ב-18 תחומים מ-4 ערים שונות.

אנו מזמינים כל אחד ואחת להעיר על המדדים בתא הריק ליד כל מדד (ניתן להוסיף שם ותפקיד), או להציע לנו מדדים נוספים. ניתן להגיע למאגר בלחיצה כאן:

למה צריך מאגר

בשנה האחרונה הרחיבה תובנות את הפלטפורמה הטכנולוגית שלה - כך שתהיה עמוד השדרה של אגפי התכנון והאסטרטגיה בגופים ציבוריים. שלב השיתוף, לצערנו, התרחק יותר ויותר מעולם התכנון. הפיתרון החדש שאנו מציעים משקף שלושה שינויי תפיסה: 

• במקום תוכנית עבודה מרובת פרטים - ממשק פשוט שמציג תוצאות, ותוכניות מרכזיות.
• במקום דיווחי אקסלים אינסופיים - מנגנון איסוף מהיר שחוגג הצלחות ומשקף מה תקוע.
• במקום PDF עב כרס - אתר שמחבר את הקהילה גם להצלחות וגם לשאלות ההתייעצות. 

אלא שטכנולוגיה לבד זה לא מספיק: מבלי שהמנהלים והמנהלות יצליחו להגדיר מדדי תוצאה טובים - המערכת שלנו תראה מדהים, אך תתקשה לקדם שינוי של ממש. לכן, הכנו מאגר מדדי תוצאה שיאפשר למנהלים באופן אינטואיטיבי להבין מהי תוצאה ומהי תפוקה.

כדי לבנות את המאגר, אספנו בגליון אחד קרוב ל-1,000 מדדים מארבעה ארגונים: עיריית סאן פרנסיסקו, עיריית ניו יורק, עיריית קופנהאגן (תודה לך בירגיטה!) ועיריית אשדוד. לאלה נוספו מדדים נוספים שסייענו לגבש לאורך השנים עבור משרדי הממשלה בישראל, עיריית תל אביב ועיריית ירושלים. לאחר מכן, ניפינו את התפוקות, הגדרנו 18 תחומים כ-200 מדדי תוצאה.

תוכניות עבודה: הדור הבא

גיבוש תוכניות אסטרטגיות, תוכניות שינוי או תוכניות עבודה הפך לכאב עצום בארגונים ציבוריים. הנהלת הארגון משקיעה מאות שעות בגיבוש התוכניות ובבקרה עליהן, אך לא ברור מה הן נותנות מעבר בירוקרטיה של מדדים. לכן, גיבשה תובנות תפיסה שונה להפעלת המהלך. 

אנו מזהים מספר דגשים מתודולוגיים חשובים בתהליך על שלביו השונים:

מיקוד: במקום מאות מטרות, יעדים ומשימות - הגדרה של 5-10 מטרות מרכזיות ולצידן מדדי תוצאה, ומיקוד במהלכי שינוי מרכזיים שנועדו להשיג אותן. 

הצלחות: במקום עיסוק כמעט בלעדי בתכנון, אנו מציעים תהליך שיאפשר למנהלים לחגוג את ההצלחות ביישום ולקבל הכרה, ולא רק ביקורת ודרישות דיווח. 

חוויה: במקום תהליך מעיק שמייצר חווית משתמש מתסכלת (לכותבים, לעובדים ובטח לציבור), אנו מציעים ממשק דיגיטלי שייצור חוויה מודרנית ונגישה. 

חיבור: בירוקרטיה של מדדים מרחיקה את הדרגים השונים במערכת מתוכניות העבודה. אנו מאמינים שנכון לייצר תהליך תכנון שמחבר ומקרב - ולא מרחיק ומנכר. 

ייעול: מדריך התכנון הממשלתי יצר תהליך של שלוש רמות תכנון: מטרות-תוצאות (Level1), יעדים-תפוקות (Level2), משימות-התארגנות (Level3). אפשר לוותר על אחת מהן. 

מה מכאן?

התוצאה הנדרשת של תהליך התכנון היא אפקטיביות: היכולת להגדיר תוצאות ולהבין "מה עובד" כדי להגיע אליהן. ארגונים משקיעים זמן רב ומשאבים רבים בהנעת המהלך. אנחנו מציעים דרך אחרת: הגדרת תוצאות מהירה, גיבוש תוכניות מכוונות תוצאה - וחגיגת הישגים מתמשכת. 

מאגר מדדי התוצאה נועד לסייע בחלקו הראשון והחשוב ביותר. מאתיים המדדים המופיעים בו נועדו לייצר הבנה אינטואיטיבית של מהי תוצאה ומהי תפוקה. מכאן, נשמח להציע את הפלטפורמה הטכנולוגית שלנו לניהול יתר שלבי התהליך: הצגת התוצאות, גיבוש התוכניות ודיווחי ההצלחה.