עיצוב התהליך

איך עיצוב תהליך נכון יכול להפוך תהליכי שיתוף ציבור למוצלחים

עיצוב התהליךמה שואליםאת מי שואליםמגבשים תובנותמקבלים החלטותציר הזמן

מהו מתווה תהליך

הדבר הראשון שיש לעשות בתהליכי תכנון מדיניות ושיתוף ציבור הוא עיצוב התהליך. הטכנולוגיה מאפשרת לנו מגוון רב של אפשרויות, אך עיצוב התהליך הוא הדבר שיאפשר להפעיל אותה באופן נכון. תהליך אפקטיבי עוזר לארגון להבין מה עובד - וליישם את השינוי ללא עיכובים מיותרים.

תהליכים אסטרטגיים כוללים לעתים רבות מספר שלבים. לפני שיוצאים לדרך, אני ממליצים להגדיר את השלבים האלה - החל מהמפגש המצומצם עם צוות ההנהלה הבכיר בארגון, ועד לפנייה הרחבה לעובדים או לקהלי יעד רחבים מחוץ לארגון.

מסמך מתווה התהליך מסכם למעשה את השלבים השונים הצפויים במהלך התכנון. ביחס לכל שלב, הוא מגדיר ארבעה מרכיבים: מה שואלים, את מי שואלים, איך שואלים ומתי שואלים.

שאלות לגיבוש המתווה

לפני שמתחילים תהליך שיתוף ציבור, ישנם כמה שאלות שנכון לשאול את עצמנו:

תהליך שיתוף ציבור

מה נכון לשאול? כאן נגדיר את שאלת ההתייעצות, אשר כוללת בתוכה את התוצאה אליה אנו רוצים להגיע, ומסייעת לאנשים לחשוב מה נכון לעשות על מנת להגיע אליה. זה המקום להגדיר לעצמנו מהי הצלחה? מה אנחנו רוצים להשיג? ומה הדברים שפתוחים לדיון?
מי יודע מה עובד? כאן נגדיר את הקבוצות שאליהן נפנה. נכון לפנות למספר קבוצות, כדי להבטיח גיוון, ביזור ועצמאות מחשבתית. מי יושפע מההחלטות? מי מחזיק את הסמכות הנדרשת כדי להוביל שינוי? ומי יודע, למד או חווה את התחום ויכול לייעץ?
איך נגיע לאנשים? מהם הערוצים בהם נעשה שימוש על מנת להגיע לקבוצות השונות ולאפשר להם להשתתף. מה הדרך המהירה ביותר? מה יגרום לאנשים להרגיש שרוצים לשמוע אותם? ואיזה טכנולוגיות ורשימות תפוצה כבר קיימות בארגון כדי לעשות זאת?
מתי נכון לפנות? שאלת התזמון היא רלוונטית וחשובה תמיד. נכון לפנות לאנשים במועד שבו הם חשים שהפנייה והנושא רלוונטיים, ויש להם את הפנאי להשתתף. כדאי להבין האם יש אירועים מתוכננים שעוסקים בנושא ומה ה"דדליין" להשלמת התהליך.

עצות למתווה תהליך אפקטיבי

הנה כמה עצות שיכולות לסייע בתכנון התהליך:

מומלץ להתחיל בתוך הארגון. לפני שליחת מיילים לאלפי אנשים, כדאי לכנס מפגש מצומצם (5-10 אנשים) עם בעלי הסמכות ומקבלי ההחלטות בארגון, להרחיב אותו בהדרגה לשולחן עגול (20-40 אנשים) - ואז לפנות לכולם.
נכון לייצר תהליך הכולל מספר שלבים. כל שלב יכול להתייחס לקבוצה אחרת של אנשים, עד שמגיעים לקבוצה כולה. כך למשל אלו עם הסמכות הפורמאלית לאשר החלטות כנראה שצריכים לקבל את הפנייה ראשונים, ולהכיר את התהליך כולו. נכון לייצר איתם אף מפגש כדי לאפשר להם להוביל.
לקבוצות שונות יתאימו ערוצים שונים. פייסבוק היא דרך מצויינת לפנות אל תושבי העיר לדוגמא, אך לא למנהלים בכירים. חברי הדירקטוריון שלך יצפו כנראה לשיחת טלפון אישית. כל קבוצה מחייבת ערוצים אחרים על מנת לאפשר לה לקחת חלק.
חשוב שהמשתתפים יבינו את מתווה התהליך. במיוחד בשלבים הראשונים של תהליכים מורכבים, חשוב להציג למשתתפים במסגרת הרקע לתהליך את השלבים הצפויים והקבוצות שייקחו בו חלק. אין מה להסתיר.

חטיבת הובלת השינוי בתובנות מתמחה בתכנון ובהפעלת תהליכי קבלת החלטות מורכבים. אנו מזמינים אותך לחשוב יחד איתנו על האתגר ועל הדרך הנכונה להתמודד איתו. נשמח לשמוע ממך.

איך מייצרים חכמת קבוצה

מעבר למיפוי הקבוצות, חשוב להבטיח שהמשתתפים אליהם אנו פונים מגיעים מעולמות תוכן מגוונים - ומרמות שונות בארגון. דווקא התפיסות והחוויות השונות של כל משתתף הן מה שמייצרות תובנות רבות עוצמה.

חכמת הקבוצה

Surwiezcky הגדיר בספרו "חכמת הקבוצה" ארבעה תנאים ליצירת חכמה משותפת (2004):

  • ביזור מחייב שיתוף של גורמים הנמצאים ברמות שונות בארגון (מנהלים בכירים, דרגי ביניים ועובדים זוטרים)
  • גיוון מחייב שיתוף של גורמים מעולמות תוכן שונים בארגון ומחוצה לו (שירות הלקוחות, המיחשוב וגם הלקוחות)
  • עצמאות מחייבת להבטיח שהמשתתפים ייתנו את עצתם לפני ששמעו עצות אחרים (כך קורה באתר ההתייעצות)
  • אגרגציה מחייבת יכולת להפוך את הידע ל"שורות תחתונות" (בדומה למחירים בשוק חופשי או להצבעה בדמוקרטיה)

שלבי התהליך

לכל תהליך קבלת החלטות המנוהל באתר יש מספר שלבים, המגדירים את האופן בו יוצג האתר למשתתפים. להלן השלבים השונים וההרשאות הרלוונטיות הקיימות בהן:

משתתפים יכולים לראות החלטות?

משתתפים יכולים לראות תובנות?

משתתפים יכולים לבצע משימות?

משתתפים יכולים להוסיף תשובה?

משתתפים יכולים להיכנס לתהליך?

שלב בתהליך

טיוטה: זהו שלב הכנת התהליך, בו רק למנהלי התהליך יש גישה אליו. בשלב זה ניתן להגדיר שאלה, לכתוב רקע ולהעלות תמונות.

שואלים: לאחר פתיחת התהליך, משתתפים יכולים להוסיף תשובות ולבצע  משימות ניתוחיות שונות.

מעבדים: עם סגירת התהליך נסגר לתשובות חדשות, המשתתפים יקבלו  משימות ניתוחיות ויסייעו ביצירת תובנות משותפות.

מחליטים: ברגע בו אחד ממנהלי התהליך אישר את התובנות, המשתתפים  יוכלו לראות אותן ויקבלו אותן בדואר אלקטרוני.

הושלם: עם פרסום ההחלטות באתר על ידי אחד מהמנהלים, התהליך יגיע  אל סופו. הוא עדיין יישאר פתוח לצפייה בלבד.

ארכיון: העברת התהליך לארכיון תסיר אותו מהעמוד הראשי באתר, אך  עדיין ניתן יהיה להיכנס אליו עם קישור ישיר.

מחוק: תהליכים שנמחקו אינם זמינים לאיש, ולא ניתנים לאחזור.  משתתתפים שינסו להיכנס אליהם, יקבלו הודעת שגיאה.

אבני דרך מרכזיות

ישנן חמש אבני דרך חשובות בתהליך ההתייעצות:

  • יצירת התהליך: מיד לאחר שמנהלי התהליך הגדירו את מטרת התהליך, יווצר תהליך חדש באתר, במצב "טיוטה". 
  • פתיחה לתשובות: עם הגדרת השאלה וכתיבת הרקע, מנהלי התהליך יעבירו את התהליך ממצב "טיוטה" למצב "שואלים". 
  • סגירת התהליך: כברירת מחדל, לאחר שבועיים מהרגע שנפתח, התהליך ייסגר לתשובות חדשות ויעבור לשלב "מעבדים".
  • אישור התובנות: עם השלמת עיבוד התגובות, יתבקשו מנהלי התהליך לאשר אותן ולהעביר את התהליך לשלב "מחליטים".
  • קבלת החלטות: מנהלי התהליך יוזמנו להזין לאתר את ההחלטות שקיבלו, ולהעביר את התהליך למצב "הושלם".