סדנה שמניעה שינוי

כמעט ואין מנהל/ת בממשלה או במגזר השלישי שלא מצא/ה עצמו בתכנית הכשרה כזו או אחרת. בעשור האחרון, כמות התכניות הללו גדלה פלאים. כולן שואפות להוביל שינוי, אך רק מעטות מצליחות להניע מהלכים של ממש.

כלים פשוטים, יישום מיידי

החבירה בין מכון אלכא למנהיגות וממשל (מבית הג'וינט) לבין תובנות נועדה להתמודד עם האתגר הזה בדיוק - איך הופכים תהליך הכשרה לכזה שמאפשר למידה דרך הובלת שינוי של ממש? לא בתיאוריה, לא על הלוח, לא דרך מסמך - אלא בחיים עצמם.

התיישבנו סביב שולחן השרטוטים. הטכנולוגיה של תובנות מאפשרת לכל מנהל ומנהלת להגדיר שאלה בשניות ולקבל תובנות מקהלי יעד שונים. אך כדי להגדיר שאלה, צריך להבין לאן רוצים להגיע (=מדד התוצאה) ולהגדיר מי יודע מה האסטרטגיה שתביא אותנו לשם.

כך, תהליך הגדרת השאלה הניע את את שני המרכיבים החשובים ביותר בתהליך תכנוני: הגדרת ה"מה" (לאן רוצים להגיע) והגדרת ה"מי" (בעלי העניין, הידע והסמכות). ברמת התיאוריה, זה היה החלק המרכזי של הסדנה - במהלכה חווים המשתתפים תהליך תכנון מלא, אשר בסופו הם ערוכים ומוכנים לצאת לדרך.

מה כללה הסדנה

אז איך זה עבד? במסגרת המפגש וכחלק מהקורס כולו, הבינו המשתתפים מה הערך של תהליכי תכנון משתפים: כיצד השיתוף מונע בזבוז של חודשים על כיווני פעולה לא נכונים, וכיצד החלטות שהתקבלו בהליך משתף ניתנות ליישום מהיר יותר, עם פחות התנגדויות. ללא ההבנה הזו, אין מה להמשיך.

לאחר מכן, התבקשו המשתתפים להגדיר תוצאה אחת אותה הם רוצים להשיג. סבב מהיר על מדדי התוצאה שהגדירו המשתתפים איפשר לחדד ולדייק אותן. השלב השלישי התבצע מול המחשב. המנהלים קיבלו גישה לאתר תובנות מרכזי שנפתח עבור הקורס, ויכלו לפתוח שאלה חדשה באתר. בממשק פשוט, האתר כיוון אותם להגדרה נכונה של שאלת התכנון, וביקש מהם לכתוב רקע קצר.

לאחר הסדנה

בסוף הסדנה, כל קבוצה קיבלה אתר היוועצות משלה עם שאלה מנוסחת, רקע קצר ומספר קהלי יעד רלוונטיים. מכאן - יצאנו לדרך. המשתתפים פתחו את התהליך, הזמינו את קהלי היעד והתחילו לקבל משוב. הנה כמה דוגמאות לשאלות שאיתן יצאו המשתתפים לדרך: 

• הלה חיים צוייג ולימור בר-טל ממשרד העבודה, הרווחה והשירותים החברתיים, ולירון עזריאל מעמותת קרן רש"י, מגבשים מדדי הצלחה למסגרות הרווחה בקהילה, בכדי ליצור כלי משמעותי לשיפור מתמיד של איכות השירותים. דרך האתר, הן פנו לכל אנשי הרווחה הפעולים יום יום במסגרות אלו, ושאלו כיצד נכון למדוד הצלחה (לצפייה בתהליך)
• יפה שטרית, מנכ"לית מועצת גוש עציון יחד עם מלי כהן בן יוסף מנהלת משאבי אנוש, מובילות מהלך לשיפור ולהנגשת שירותי הבריאות הניתנים במועצה בחשיבה משותפת עם תושבי המועצה. הן פנו לכמה קבוצות, קיבלו 144 עצות שעובדו על ידי הטכנולוגיה ל-6 תובנות. אלה יהוו חלק מכלי העבודה שלהן לתכנון ולביצוע (לצפייה בתהליך)
• דורון מילברג, מנכ"ל עיריית רחובות, יחד עם דלית הראל, מהנדסת העירייה, מנהלים תהליך פנימי עם כל מנהלי ועובדי האגף, במטרה לשפר את רמת השרות ומהירות התגובה למגישי התכניות השונים. זהו תהליך פנימי, שהגישה אליו מוגבלת לעובדי העירייה בלבד.

הסוד להצלחה

למה זה עובד? קודם כל - בגלל האנשים. תהליך הסינון של המועמדים לקורס "מובילים דיגיטליים" יצר אוסף של מנהלים בכירים שבאים ללמוד, לא פוחדים לנסות ומתמודדים בדרך עם השאלות הקשות. מנהלים אשר מוכנים ללכת בדרך לא זרועה - הם אלה שמצליחים לשנות בסופו של יום.

אך מעבר לאיכות האנשים, נדרשו מאיתנו עוד שלושה דברים:

• הכנה מקדימה. שיחת טלפון קצרה לכל מנהל/ת אפשרה להבין יחד מה האתגר המרכזי הנמצא על שולחנם, ולהתחיל בניסוח ראשוני של השאלה.
• דיון בסדנה. התמודדות עם שאלת התכלית של תהליך התכנון המשתף אפשרה חיבור עמוק יותר של המשתתפים לרעיון. זו לא "עוד מטלה", אלא דרך חשיבה.
• סיוע מתמשך. במהלך הסדנה ואחריה קיבלו המשתתפים סיוע צמוד (בצ'אט באתר ובשיחות), שנועד לעזור להם גם ברמה המקצועית וגם ברמה הטכנית.

חשוב להזכיר גם את המנהלים והמנהלות המוכשרים של מכון אלכא - ענבר אלמגור, ליאורה שטוטמן, שרון פורת, פזית הוכמן וסופיה טאוב, שבלעדיהן זה פשוט לא היה קורה, לצד גיא אברוצקי ורני דודאי שעיצבו את המהלך מראשיתו.

ומה הלאה

שורת תהליכי התכנון שיצאו לדרך מוכיחה שהניסיון לייצר מהלך הכשרה שחושב אחרת - הצליח. שילוב טכנולוגיה המניעה לשינוי במסגרת סמינר ההכשרה איפשר להאיץ מהלכי שינוי, כחלק מהתוכנית. כעת, ניתן לשכפל את המודל לכל סמינר מנהלים המבקש להפוך מפגש הכשרה למפגש של עשייה.