חזרה לבלוג

די לבירוקרטיית תוכניות העבודה

תהליך התכנון נועד לייצר שינוי בארגון, ולא אקסלים. ואפשר גם למדוד אותו.

גל אלון

תהליך התכנון השנתי הפך להיות ריטואל קבוע, שכמעט ואין לו השפעה. המנהלים הבכירים מבקשים מהזוטרים למלא אקסלים שאיש לא יקרא, ו"הצלחה" נמדדת בהגשת האקסלים בזמן. 

זה פספוס גדול, ואובדן של זמן ניהולי יקר. לא כך רצינו שייראה, ואפשר גם אחרת.

מתחילים בתוצאות

תהליכי התכנון בממשלה ובכלל נבנו בראש ובראשונה על מנת לאפשר למנהלים הבכירים להבין מה עובד, ולהוביל שינוי שישיג זאת. לכן, תחילתו בהגדרת תוצאות במונחי קהל היעד עליו רוצים להשפיע.  

‍תהליך התכנון השנתי מתוך מדריך התכנון הממשלתי

מדדי תוצאה טובים יאפשרו לאחד את הארגון סביב סדר יום משותף. הם יבהירו בעיקר מה לא נמצא בסדר העדיפויות השנה. כך למשל, מדד תוצאה יכול להיות שיעור בעלי ההשכלה הגבוהה בקרב יוצאי אתיופיה (ולא בקרב עולים מרוסיה למשל). 

בהגדרה, מדדי התוצאה אינם בשליטה מלאה של הארגון, אך הוא יכול להשפיע עליהם בטווח של 3-5 שנים. פירוט מצוי במרכז העזרה של תובנות ובמדריך התכנון הממשלתי.

שינויים, לא ניירות

תוכנית עבודה טובה יכולה להיות גם עמוד אחד. יש לה מרכיב אחד חשוב: הגדרת השינוי שיאפשר להשיג תוצאות. כפי שהסביר סרטון משרד החינוך, אם נלך באותה הדרך, נגיע לאותן תוצאות:

 

מהו שינוי? כל החלטה המזיזה משאבים, נהלים, חוקים או מבנים ארגוניים, כמפורט במרכז העזרה שלנו. כך לדוגמא, אם מדד התוצאה שלנו הוא גידול בשיעור בעלי ההשכלה הגבוהה בקרב יוצאי אתיופיה, ואנו פותחים עוד ועוד קורסים - כדאי לבחון שינוי בתכני הקורס או לערער על קיומו של הקורס. 

איך יודעים מה עובד

 "אי שפיות זה לעשות אותו דבר פעם אחר פעם ולצפות לתוצאות שונות" (אלברט איינשטיין). לכן, הדבר החשוב ביותר בתהליך התכנון הוא להבין מה עובד באמצעות:

נתונים: הצלבת הנתונים אודות התפוקות (מה עשינו?) והתוצאות (מה זה השיג?) מאפשרת לרוב לראות מהם ערוצי הפעילות האפקטיביים יותר, שאותם כדאי לקדם, ואיפה נכון לבחון שינוי כיוון.
השוואות: בדיקת הנעשה בתחום במדינות שונות בעולם יכולה לייצר תובנות חשובות. בין אם מדובר במשרדי ממשלה, חברות עסקיות, רשויות מקומיות או עמותות - מישהו כבר עשה זאת קודם.
התייעצות: הידע על "מה עובד" לרוב מצוי בקרב חברי הצוות המקצועי שלך או בקרב קהלי היעד עליהם רוצים להשפיע. הדרך הקלה ביותר היא לשאול אותם ישרות: מה צריך לשנות כדי להצליח?

זה המקום בו הטכנולוגיה של תובנות יכולה לסייע לך.

מגבשים שינוי יחד

פתיחת שאלה באתר תאפשר לך לך להבין מהעובדים, הלקוחות או האזרחים מהם השינויים הנדרשים שיסייעו להשיג את התוצאות שהגדרת. בסוף, ניתן גם לעדכן כל משתתף בהשפעתו האישית.

אתר ההתייעצות של משרד האנרגיה

כמעט ואין משרד ממשלתי בישראל שלא נעזר בנו בתהליכי התכנון שלו: משרד הכלכלה רצה לדעת כיצד לקדם שילוב חרדים וערבים בתעסוקה, משרד החינוך רצה לדעת כיצד לקדם אוטונומיה למנהלי בתי הספר, משרד האנרגיה רצה לדעת כיצד לקדם ייצור חשמל באנרגיות מתחדשות ועוד ועוד.

גם ממשלת ארצות הברית נעזרה בנו במסגרת תהליך התכנון שלה: אגף הדרכונים במחלקת המדינה יחד עם יחידת "ממשל זמין" האמריקנית רצו להבין כיצד לשפר את שביעות הרצון בתהליך הוצאת הדרכונים.

איך מודדים הצלחה

אנשי התכנון מתמחים בהגדרת תוצאות לאחרים. אך מהו מדד התוצאה של תהליך התכנון? התשובה פשוטה: מספר השינויים שהוחלט עליהם, במונחי משאבים ונהלים. אם קודם עבדנו בדרך א', כעת נעבוד בדרך ב'. למה? כי הגענו למסקנה שדרך א' לא השיגה את התוצאות שהגדרנו.

בממשלת ארה"ב הבינו למשל שכדי לשפר את שביעות הרצון בתהליך הוצאת הדרכונים - לא די להשקיע בקיצור לוח הזמנים. אחת התובנות עסקה בצורך להתריע מראש על פקיעת הדרכון, על מנת למנוע חידוש יקר "ברגע האחרון". כך השפיע התהליך על תוכנית העבודה של הארגון לשנת 2018.

זהו תהליך תכנון משתף מוצלח: הוגדרה תוצאה, גובשו תובנות - והתקבלו החלטות.

גל אלון
גל הוא מנכ"ל תובנות. בעבר הקים יחד עם אהוד פראוור את מערך תכנון המדיניות בממשלת ישראל וערך את מדריך התכנון הממשלתי הראשון כחלק מעבודתו במשרד ראש הממשלה

איך תובנות עזרה לממשלת ארה"ב לקבל החלטות?

בדיוק כך

להדגמה בארגון שלך:

תודה. נחזור אליך בקרוב.
משהו השתבש. ניתן לנסות שוב או לכתוב לנו ב-info@insights.us.