מקבלים החלטות

איך ניתן להתייחס לתובנות שעלו, לשלוח משוב למשתתפים ולבנות אמון

עיצוב התהליךמה שואליםאת מי שואליםמגבשים תובנותמקבלים החלטותציר הזמן

מהי החלטה?

החלטה נועדה לשנות את הדרך בה אנחנו עושים דברים, כדי להגיע לתוצאות שהגדרנו בעתיד. זהו השינוי של האופן בו ננהל דברים בהווה, אשר בסמכותנו להחליט עליו. החלטה מועילה (אפקטיבית) היא כזו שגם מביאה לתוצאות.

החלטה תמיד מעוררת התנגדות. לעתים רבות, החלטות שאינן מעוררות התנגדות - אינן משנות שום דבר, מאחר והן הצהרתיות בלבד. החלטה ביצועית כוללת שינוי בלפחות אחד מארבעה מימדים:

Resources

משאבים

שינוי אופן השימוש בתקציב קיים, קביעת תנאי סף ואמות מידה במכרז או הקצאה של תקציב חדש

Procedures

נהלים

שינוי בתהליכי העבודה ו/או בהנחיות הניתנות ביחס לאופן בו מבוצעות פעולות שונות בארגון

Rules

חוקים

שינוי בהגדרת הזכויות והחובות שמטילה המדינה על אזרחים או תאגידים (רלוונטי לגופים ציבוריים)

Structure

מבנים

שינוי בחלוקת הסמכויות, תחומי האחריות או הגדרת התוצאות בין עובדים או בין יחידות שונות

ישנן החלטות שאינן כוללות מרכיבים ביצועיים. כך למשל ניתן לקבל החלטות הצהרתיות (המגדירות כיוון, שאין מאחוריו שינוי של ממש בהווה) או החלטות על איוש כוח אדם (אשר אינן משנות נהלים, אלא מגדירות מי יבצע אותן). ואולם, כאשר רוצים להוביל שינוי, יש צורך בהחלטות ביצועיות, המשנות את אופן התנהות הארגון בהווה. החלטות שכאלה נמדדות לרוב בהיקף משאבים או ברגולציה.

באתר עצמו, ניתן להזין לצד כל תובנה את ההחלטה שהתקבלה בעקבותיה. חשוב להדגיש שאין הכרח לקבל החלטה לכל תובנה! ניתן להשאיר חלק מהתובנות ללא החלטות. בנוסף, אין הכרח לאמץ כל תובנה. זוהי אינה דמוקרטיה, והאחריות להצלחה מוטלת עליך ועליך בלבד. התובנות עשויות לעזור לך, אך הן אינן יכולות להחליף אותך ואת שיקול הדעת שלך.

מהי החלטה טובה?

כאשר אנו מנסחים החלטה, חשוב להבטיח שכלל הגורמים יוכלו להבין ממנה בצורה ברורה מה הולך להשתנות. זה לא המקום לעמימות. כאשר יש צורך בכך, נכון להגדיר גם מי יהיה האחראי על מימוש ההחלטה ומה לוח הזמנים לביצועה. לארגונים שונים יהיו דרכים שונות להגדיר שינוי בתקציבים, בנהלים, במבנים וברגולציה. החלטה טובה כוללת שלושה מרכיבים:

  • החלטה הממוקדת בארגון, ותהיה לרוב במונחי תקציבים, נהלים או מבנים.
  • החלטה על דבר שהוא בשליטתך המלאה, בהתאם לסמכות שיש בידיך.
  • החלטה העוסקת בהווה וניתן לממש אותה באופן כמעט מיידי.

הנה כמה דוגמאות להחלטות:

שינוי תקציב השיווק של דירות חדשות, כך ש-70% יושקעו בזוגות צעירים
החלטה ברורה
אנחנו ממש רוצים להגיע לזוגות צעירים במסגרת תהליכי שיווק דירות
החלטה לא ברורה

נחייב בחוק כל ארגון לדווח על מספר החרדים שהעסיק (רגולציה) ונקבע זאת כתנאי סף להשתתפות במכרז ממשלתי (תקציב)

נקבע ש-40% מסך אירועי הפנאי שעושה העירייה לתושבים ייערכו במרחב העירוני הפתוח במקום בבניינים סגורים (תקציב)

נשקיע 3 מליון ש"ח במערך משלוחים שיאפשר לנו להגיע עד ללקוח (תקציב) ונמנה סמנכ"ל לשביעות רצון הלקוח (מבנה)

נציג בפני החברים אחת לשנה את תוכנית העבודה לשנה הבאה (נוהל) ונקבע שרק מי שיגיע לישיבה יוכל להצביע (רגולציה)

נקצה משאבים להקמת אתר אינטרנטי (שינוי תקציבי) אשר יאפשר לכל משתתף להירשם לפעילויות שלנו (שינוי נהלים)

שליחת משוב אישי על השפעה

עם פרסום ההחלטות, נציע נציע לך לשלוח משוב אישי לכל אחד מהמשתתפים בתהליך. המשוב מחבר בין הדברים שכתב המשתתף, התובנה המשותפת שנוצרה וההחלטה שקיבלת. משתתפים שהדברים שאמרו לא חוברו לתובנה ולהחלטה כלשהי, יקבלו הודעת דוא"ל כללית עם כל ההחלטות שהתקבלו בתהליך.

מדידת השפעה

לאחר שהזנת את ההחלטות, המערכת תבקש ממך להגדיר את מידת ההשפעה שהיתה לתובנה:

Positive
שינתה

התובנה הביאה לשינוי החלטה או לקבלת החלטה שלא תכננת מראש. במקרים בהם תובנה הביאה לשינוי בהחלטה - יוגדר התהליך כולו כמשפיע. משתתפים שכתבו תגובות אשר חוברו לתובנה יוגדרו כ"משפיעים".

Neutral
עזרה

התובנה תמכה בהחלטה שהתכוונת לקבל בכל מקרה, ללא קשר לתהליך. משתתפים שכתבו תגובות אשר חוברו לתובנה שכזו יוגדרו כ"משפיעים", אך יש צורך בתובנה ששינתה החלטות כדי להגדיר את התהליך כולו כמשפיע.

Rejected
נדחתה

התובנה נדחתה, כי לא ניתן לממש אותה בימים אלה או אין לה שום ביסוס במציאות. משתתפים שכתבו תגובות אשר חוברו לתובנות שנדחו לא יוגדרו כ"משפיעים", והתהליך כולו לא יוגדר כ"משפיע".

תהליך משפיע הוא תהליך שלפחות אחת מהתובנות בו שינתה החלטות.