עיצוב התהליךמה שואליםאת מי שואליםמגבשים תובנותמקבלים החלטותציר הזמן

את מי להזמין

כדי לייצר חכמה משותפת, יש צורך לדבר עם גורמים שונים הרואים את האתגר מזוויות הסתכלות שונות. נכון להגדיר קבוצות שעשויות להיות מושפעות מההחלטה (לקוחות, עובדים, אזרחים וכו'), קבוצות בעלות ידע וניסיון לגבי מה עובד (אקדמאים, בוגרים, מומחים וכו') וקבוצות שבידיהן הסמכות לאשר אותו (אנשי כספים, יועצים משפטיים, מנהלים וכו'):

מי יושפע?

המורים יודעים מה יגרום להם להקטין אלימות בכיתות. העובדים יודעים מה יעזור להם מקצועית.

מי יודע?

"לשעברים" מכירים את התחום היטב. אנשי אקדמיה ידעו להגיד מה כיווני השינוי הבולטים בעולם.

מי מוסמך?

למנהלי אגפים מקבילים, אנשי תקציבים וחשבים ידע חשוב. הם השותפים שלך ליישום.

הנה כמה דוגמאות לקהלים אותם נכון לשאול, בהתאם לסוג הארגון:

מקבלי השירות, ארגוני מגזר שלישי, חברות עסקיות בתחום, אנשי אקדמיה, עובדי המשרד, מנהלי המשרד, הציבור הרחב

מקבלי השירות (הורים/בעלי עסקים/צעירים/תושבים וכו'), ארגונים הפועלים בעיר, ועדי בתים, עובדי העירייה ומנהלי העירייה

לקוחות, לידים, יועצים, ספקים, עובדים, עתודה ניהולית, משתתפים בקורסים, מנהלים בכירים, בעלי מניות

חברי קהילה בהווה, חברי קהילה בעבר, מתעניינים בהצטרפות, מקבלי שירותים, וועד מנהל, קהילות מקבילות

משתתפים בפעילויות, בני משפחות המשתתפים, עובדי העמותה, מנהלי העמותה, תורמים וקרנות, שותפים לדרך

איך מזמינים

עם השקת התהליך, ניתן יהיה להזמין משתתפים בערוצים שונים, דרך ממשק הניהול. חשוב להתאים את הערוץ לקבוצה (לא כולם מחוברים לאינטרנט למשל), ומומלץ לפנות במספר ערוצים בו זמנית כדי להגדיל השתתפות. בתהליכים סגורים למוזמנים בלבד, יוכלו להיכנס לתהליך רק כאלו שכתובת הדואר האלקטרוני שלהם מופיעה ברשימת המשתתפים.

ערוצים דיגיטליים

דרך תפריט "הזמנת משתתפים" בממשק ניהול התהליך ניתן להזמין משתתפים בכמה ערוצים:

Ask questions
דואר אלקטרוני

ניתן לשלוח דואר אלקטרוני אישי לכל משתתף, אשר יזהה אותם ללא צורך בסיסמא. את רשימות המשתתפים ניתן להעתיק למערכת באופן ידני. כך נזמין משתתפים בתהליך למזומנים בלבד.

CIvic engagement by SMS
מסרונים

ניתן לשלוח מסרון אישי לכל משתתף, עם שאלה וקישור לאתר, אשר יזהה אותם ללא צורך בסיסמא. את רשימות המשתתפים ניתן להעתיק למערכת. כך נזמין משתתפים בתהליך למוזמנים בלבד.

Update on Results
רשתות חברתיות

אם התהליך שלך פתוח לציבור, ניתן לשתף את ההזמנה בפייסבוק. פייסבוק גם מאפשר לך לשלם עבור מסע פרסום שיחשוף ההזמנה שלך לקהלים שונים (על פי גיל, עיסוק, כתובת, תחומי עניין או עמודים אהודים).

Civic engagement by websites
אתר הארגון

ניתן להזמין את המשתתפים באמצעות "פופ אפ" שיקפוץ לאלו המבקרים באתר האינטרנט שלך או באחד מהעמודים בו. בנוסף, ניתן תמיד לשלב באנרים מעוצבים באתר, עם קישור לתהליך ההתייעצות.

Civic engagement by sending links
הפצת קישור

ניתן לייצר קישור קצר לתהליך, להעתיק אותו, ולשתף אותו עם קהלים שונים (בדואר אלקטרוני, כחלק ממסע פרסום תקשורתי או באירוע). חשוב לזכור שבתהליכים למוזמנים בלבד - הקישור לא יאפשר כניסה לתהליך.

invite participants
מסע פרסום

מסע פרסום אינטרנטי או השקעה ביחסי ציבור יאפשרו להגיע לאנשים רבים יותר. ניתן לפרסם את כתובת האתר או לייצר QR Code. ניתן גם לפרסם תשובות - ובהמשך את ההחלטות באופן שישקף את השפעת התהליך.

ערוצים פיזיים

בנוסף לערוצים הדיגיטליים, אנו מאפשרים לכם לאסוף ידע מהמשתתפים - גם מבלי שייכנסו לאתר עצמו:

Civic engagement by calls
שיחות טלפון

פניה טלפון היא יקרה - אך גם עובדת. המשפט הראשון בשיחה עושה את ההבדל. אנו ממליצים על: "היי, אני מתקשר מטעם X כדי לשמוע מה היית מייעץ לנו לעשות בנושא Y". נדרש אישור המשתתף לפרסום התשובה! העלאת התשובות לאתר תתבצע דרך ממשק הוספת תשובה.

CIvic engagement by Roundtables
שולחן עגול

הזמנת קבוצה מגוונת של 20-40 אנשים לשולחן עגול דורשת כסף וזמן, אבל שיעורי ההצלחה גבוהים. גורמים בכירים בדרך כלל יענו להזמנה כזו, במידה והגיע מגורם בכיר. בהמשך העמוד מובאים כמה כללים לניהול מפגש שכזה. העלאת התשובות בזמן אמת מתבצעת דרך ממשק הוספת תשובה.

Civic engagement by conferences
כנסים

כנסים הם הזדמנות מצוינת לאסוף ידע של אנשים רבים במהירות. ניתן לשלוח שאלות למשתתפים על נושא הכנס בדוא"ל ובמסרונים לפניו, במהלכו ואחריו ; ניתן לתמלל את הדיונים השונים בזמן אמת; וניתן להציג תשובות נבחרות על גבי מסכי הכנס.

Engagement with people
פגישות

לפעמים, מפגש אחד-על-אחד הוא הכלי הטוב ביותר כדי לקבל ייעוץ מאנשים בכירים, אשר מוכנים לסייע אך רוצים יחס אישי, או מגורמים בכירים פחות אשר קשה לתקשר איתם בערוצים דיגיטליים או במפגש רחב. את עיקרי הדברים שנאמרו ניתן להעלות לאתר דרך ממשק הוספת התשובה.

הגבלת גישה לשאלות

כדי לשנות את הגדרות הגישה לתהליך, יש להיכנס לתהליך, לעבור לממשק הניהול ולבחור ב"הגדרות" בתפריט שבצד ימין. חשוב להבין שהגדרות האתר תמיד "גוברות" על הגדרות התהליך. אם האתר הוא למוזמנים בלבד, מי שלא הוזמן לאתר - לא יוכל להיכנס לתהליך, גם אם הוא פתוח לכולם. ביחס להרשאות הגישה לתהליך, ניתן לבחור בין שלוש אפשרויות:

Open For All
פתוח לכולם

כל המשתמשים יוכלו להיכנס לתהליך באופן מיידי, ללא כל רישום. במידה והאתר סגור למוזמנים בלבד, התהליך יהיה פתוח רק למשתמשים שהוזמנו לאתר.

Members Only Feature
מוזמנים בלבד

רק משתמשים שהוזמנו על ידך יוכלו להיכנס לתהליך. אם האתר סגור למוזמנים בלבד, המשתמשים שלא הוזמנו לא יראו כלל את התהליך בעמוד הראשי.

Registration
חובת הרשמה

באתרים פתוחים לכולם, התהליך יוצג לכלל המשתמשים, אך אלו שירצו להיכנס אליו יתבקשו להירשם, לתת את כתובת הדואר האלקטרוני שלהם ולאשר את תנאי השימוש.

איך מגדילים השתתפות?

בחרת להתייעץ עם אלו שמסוגלים להביא ערך להחלטות שלך, אבל מה יגרום להם לקחת חלק? המניעים להשתתפות בתהליכי התייעצות מגוונים, וכוללים נורמות חברתיות, חובה אזרחית ואפילו זולתנות (Altruism). במקביל, חשוב להסיר חסמים כך ש"עלות ההשתתפות" תהיה נמוכה.

מחזקים תועלות

Meaningfulness and Careness
משמעות

משמעות היא הנכס החשוב ביותר שניתן לתת למשתתפים. חשוב להדגיש בדברי הרקע לתהליך שהוא מיועד לסייע לקבל החלטות של ממש. נכון להזכיר שבסוף ההתייעצות יישלח עדכון אישי על השפעה לכל המשתתפים.

Ego
אגו

אגו משחק תפקיד חשוב ומניע אצל המשתתפים. הגדרת מקבלי ההחלטות בכירים בתהליך תאפשר להם להבין למי הם מייעצים. כדאי גם לתמוך ולהגיב בכנות לחלק מהתשובות. המשתתפים רוצים לראות אותך באתר!

Fun and playful
הנאה

ההשתתפות צריכה להיות כיפית. אנחנו עושים הרבה כדי לשדרג את החוויה באתר עצמו ולהפוך אותה למזמינה ומהנה. בצידך, חשוב גם לנסות ולקצר את דברי הרקע, לפשט אותם ולהפוך אותם נגישים וברורים לכולם.

הורדת חסמים

Save Time
זמן

במקום לבקש מהשתתפים להירשם - ניתן להעלות את כתובות המייל שלהם לאתר ולשלוח אליהם הזמנה עם קישור ישיר (ללא צורך בהגדרת סיסמא!). משתמשים יכולים גם להגיב ישירות ב-SMS שהאתר ישלח אליהם.

Money
כסף

בניגוד לשולחנות עגולים ולמפגשים פיזיים, ההשתתפות באינטרנט חוסכת למשתתפים כסף שהיו נאלצים לשלם על תחבורה וחניה. לכן, אנו ממליצים תמיד לאפשר לכמה שיותר אנשים להיחשף לאתר ולהגיב בו ישירות.